Publikum positive til innbyggertorg i bibliotek

– Vi skulle gjerne fortalt hele kommune-Norge: Slik skal det gjøres! Men det kan vi ikke. Vi har ikke med oss en fasit fordi det ikke er én, sa prosjektleder Ina Synøve Borsheim da hun ønsket velkommen til en avsluttende erfaringskonferanse for prosjektet «Beste praksis for bibliotek og innbyggertorg» på Drammen bibliotek 26. september i år.

LES OGSÅ

Temaseksjonen «Broer mellom tjenester» fra Bok & bibliotek 4/22:

• Hva er best for innbyggerne?
• Vi må svare på spørsmål vi ikke kan så mye om
• Vil lage nasjonal modell for felles innbyggertorg og bibiliotek
• Stortrives med bibliotek, bank og kultur
• Bibliotekenes samfunnsmandat forutsetter samarbeid

Sammen med Madelen Ramsøy og Jonas Bertelsen Apeland presenterte Borsheim resultatet av to års utprøving av brubygging mellom bibliotek og innbyggertorg.

Ville lage nasjonal modell

De to kommunene Drammen og Indre Østfold oppsto som resultat av sammenslåing av åtte tidligere kommuner i 2020. I prosessen valgte begge å organisere kommunens servicefunksjon sammen med bibliotek.

Indre Østfold kommune opprettet fem felles innbyggertorg og bibliotek, mens Drammen kommune samorganiserte bibliotek og innbyggertorg uten å samlokalisere dem.

For å høste erfaringer tok de to kommunene felles initiativ til prosjektet «Beste praksis for bibliotek og innbyggertorg» som fikk støtte fra Nasjonalbiblioteket. Ambisjonen var å lage en nasjonal modell for denne typen samorganisering.

Fire modeller

Når prosjektet nå oppsummeres, anbefales det ikke én modell. Erfaringsrapporten skisserer fire mulige hvorav den siste advares mot:

• Totalt samarbeid: Bibliotek og innbyggertorg er en enhetlig tjeneste med felles skranke. Arbeid og kompetanse er delt inn i generalist- og spesialistoppgaver. (ref: Indre Østfold kommune)
• Hybrid samarbeid: Samme budsjett og ledelse, men egne fysiske lokasjoner. Ansatte har ulike oppgaver og plassering samtidig som de gjerne jobber sammen i prosjekter og team. (ref: Drammen kommune)
• En dør inn: Samling av flere ulike tjenester på samme lokasjon med egne lokaler i bygget. Bibliotek og innbyggertorg har ulike skrankepunkt og ofte ulike ledelse. Det oppfordres til samarbeid om prosjekter eller i team.
• «Pac-man»: Innbyggertorget avvikles og biblioteket overtar eventuelle fysiske servicetorg-tjenester det er behov for i kommunen. Digitale henvendelser til kommunen håndteres av kommuneansatte som ikke er fysisk tilgjengelig.

Advarer mot «Pac-man»

– Vi anbefaler ingen løsning annet enn at vi advarer mot pac-man modellen. Poenget er nettopp at ulike modeller passer for ulike kommuner avhengig av forutsetningene, sier Ina prosjektleder Synøve Borsheim til Bok & bibliotek.

Under presentasjonen utdypet Borsheim skepsisen til «Pac-man»-modellen:

– Det er aldri hyggelig å bli spist. Hvis samorganisering og samlokalisering kun er økonomisk motivert, går det nødvendigvis ikke så bra. Vi har hørt historier om ansatte som føler seg overkjørt. Mange ansatte opplever at avgjørelsene tas av andre, som administrasjon og politikere. Det er gjerne ikke ansatte som står i skranken som heier fram slike prosesser, sa Borsheim.

Identitetskrise?

Prosjektlederen understreket at for å lykkes i slike prosesser kreves det at det settes av tid og ressurser. Å gå fra å være to til én er utfordrende, noe som bør tas på største alvor, ifølge Borsheim.

– Vi har masse identitet som knytter seg til fagområdene våre og det er mange følelser knyttet til endringer og sammenslåing av tjenester. Og uansett hvordan det gjøres, rører det ved identiteten vår, sier Borsheim.

Mange ansatte er bekymret

I perioden desember 2022 til januar 2023 gjennomførte prosjektet en ansattundersøkelse i samarbeid med avdelingen for Utvikling og digitalisering i Drammen kommune. Alle ansatte utenom ledelsen både i innbyggertorg og bibliotek i de to kommunene måtte ta stilling til en rekke påstander.

Svarene viser at mange ansatte er bekymret for at arbeidshverdag skal endres til noe uinteressant og utenfor eget fagfelt, eller at de får oppgaver de opplever de at de ikke mester.

• 64 prosent er enige i at bibliotekets frie rolle blir utfordret.
• 53 prosent er enige i at samme skranke vil skape forvirring for innbyggerne
• 60 prosent er enige i at samorganisering/samlokalisering er et innsparingstiltak.
• 35 prosent er enige i påstanden: «Biblioteket får dårligere omdømme»

Bare 16 prosent mener at samorganisering kan gi en mer attraktiv arbeidsplass. Skepsisen er såpass stor hos enkelte at de ifølge rapporten «er tydelig på at de vil vurdere å søke seg til en annen jobb hvis det blir en samorganisering og samlokalisering i deres bibliotek.»

Misliker å bli mer «kommunal»

Det er store forskjeller på svarene som gis av ansatte i Drammen kommune og i Indre Østfold kommune.

Ifølge rapporten viser svarene fra Drammen kommune tydelig at de ansatte vet lite om hverandres tjenester og at de derfor har vanskeligheter med å se for seg hvordan en mulig samlokalisering vil fungere.

Bibliotekansatte er bekymret for å måtte bruke tid på saksbehandling og veiledning om søknadskjemaer. En del bibliotekansatte misliker at biblioteket blir mer «kommunalt», de utrykker rett og slett en frykt for at bibliotekets omdømme blir svekket.

For ansatte på innbyggertorg er det særlig bibliotekets arbeid med barn og unge og kultur- og litteraturformidling som peker seg ut som noe fremmed.

Jonas Bertelsen Apeland jobber på Innbyggertorget i Drammen kommune. Han understreker at hvis man skal lykkes med å skape felles bibliotek- og innbyggertorgtjeneste må tjenestene være gjensidig avhengig av hverandre.

– Begge må få noe ut av samarbeidet. Når vi er én og ikke to tjenester må vi lykkes med å levere noe ekstra, sier han.

Tettere samarbeid gir mer fornøyde ansatte

Ansatte i Indre Østfold, der de har erfaring med total samorganisering, er gjennomgående mer positive til utviklingen enn de ansatte i Drammen kommune.

Madelen Ramsøy jobber i Indre Østfold kommune og er tillitsvalgt i Bibliotekarforbundet. Hun forteller at langt fra alt var på plass da bibliotek og innbyggertorg ble ett, men at veien har blitt til mens man har gått.

For å lære om og av hverandre, har det vært lagt til rette for hospitering og for å være vikar et annet sted enn hvor man normalt jobber. Det har også vært nødvendig med harmonisering av arbeidstider og turnus. Nå går for eksempel alle lørdagsvakter, hver 6. uke, noe ikke alle gjorde før.

– Underveis er det veldig viktig å jobbe med kulturbygging og kommunikasjon, understreker Ramsøy.

Ønsker seg mer samarbeid

Prosjektleder Ina Synøve Borsheim jobber til vanlig som bibliotekkonsulent på Svelvik bibliotek i Drammen kommune.

– I Drammen er jeg godt fornøyd med hybridsamarbeid hvor vi jobber sammen i prosjekter og team, noe det blir stadig flere av, sier hun til Bok & bibliotek.

– Ideelt skulle jeg sett enda mer samarbeid på tvers av lokasjoner og avdelinger, men dette må jobbes med over tid. Foreløpig har jeg en opplevelse av at ulike skrankepunkt fungerer best for oss. Men en samlokalisering av tjenestene i samme hus kan godt være aktuelt i Mjøndalen i fremtiden.

Så hva syns innbyggerne?

Bibliotek og innbyggertorg under samme tak i ett hus – det synes også innbyggere at er en god idé.

I samarbeid med Opinion er det i prosjektperioden laget to innbyggerundersøkelser. De ble gjennomført våren 2022 og våren 2023.

Under erfaringskonferansen oppsummerte Martin Stubban i Opinion undersøkelsen slik:

• De fleste innbyggerne er positive til samorganisering.
• Et betydelig mindretall ser utfordringer knyttet til uklare roller og bibliotekets uavhengighet.
• De fleste ønsker samlokalisering i samme bygg, men med ulike skranker.
• Innbyggere som har erfaring med samlokalisering, er mer positive enn de som ikke har erfart det.
• Foredrag, informasjonsmøter og organiserte aktiviteter for barn og unge er ofte etterspurte tilbud.

Ifølge Stubban forteller svarene at innbyggere stort sett er fornøyde så lenge de vet hvor de får hjelp og at de møter fagfolk som gir dem den hjelpen de trenger. Derav trolig den såpass store skepsisen til felles skranke. Så mange som 58 prosent av de som svarte i Opinion-undersøkelsen sa at de ønsker seg bibliotek og innbyggertorg i samme bygg, men med ulike skranker og personale.

20 prosent økning i besøk

John Andrew Firing er seksjonsleder for Innbyggertorg og bibliotek i Indre Østfold kommune. Han har også sittet i styringsgruppa for prosjektet. Firing er ikke i tvil om samorganisering og samlokalisering er riktige veien å gå.

– Målinger viser at antall besøkende har økt med nesten 20 prosent. Vi har også nådd innbyggere som ikke har brukt oss tidligere, og dette kommer som et direkte resultat av samorganisering og samlokalisering av bibliotek og innbyggertorg. Det mener jeg er et vesentlig argument for å gjennomføre en organisasjonsendring, sier Firing.

Veien videre

Selv om prosjektperioden er over, stopper ikke arbeidet med å etablere bruer mellom kommunale tjenester opp. Støtten fra Nasjonalbiblioteket forplikter også til videreformidling av prosjektarbeidet. Prosjektleder Ina Synøve Borsheim håper andre kommuner tar i bruk resultatene og erfaringene de har gjort.

– Våre kommuner skal se hva fra arbeidet det er relevant å bruke videre i eget arbeid. Ellers håper vi at andre kommuner som står ovenfor tilsvarende problemstillinger får bruk for både rapporten og innbyggerundersøkelsen, sier prosjektlederen.