Utgave: 4/2022
Systematiske litteratursøk på universitet og høgskoler
Veiledning i litteratursøk og gjennomføring av enklere litteratursøk er en del av kjernevirksomheten i norske universitets- og høyskolebibliotek. Men mange mangler tid og ressurser til å tilby mer omfattende søk.
Våren 2020 ba ledelsen ved OsloMet Ressursgruppen for litteratursøk, som vi representerer, om å redegjøre for tilbudet om systematiske litteratursøk. De ønsket også kunnskap om hvordan tilsvarende tilbud var organisert ved andre institusjoner. Ressursgruppen ble opprettet i 2016 som et ledd i styrking av tjenestene rettet mot forskerne for å tilby systematiske eller andre typer omfattende litteratursøk til alle fagmiljøene ved høgskolen. Arbeidet med slike søk er svært tidkrevende, så for at tjenesten skulle være ressursmessig realistisk, ble det besluttet at leveransene fra gruppen skulle faktureres.
Som respons på forespørselen fra ledelsen våren 2020, tok ressursgruppen kontakt med noen få andre institusjoner for å få et inntrykk av hvordan litteratursøk ble utført og organisert ellers i sektoren, men det ble raskt klart at en noe mer omfattende spørreundersøkelse var på sin plass.
Svar fra alle typer institusjoner
Undersøkelsen skulle særlig belyse i hvilken grad store og omfattende søk blir utført av bibliotekarer for forskere og forskermiljøer. Den ble sendt ut høsten 2020, men via e-postlisten til UHR-Bibliotek. Pandemien forsinket arbeidet med resultatene. Mye annet tverrinstitusjonelt kartleggings- og utviklingsarbeid har også skjedd siden vår undersøkelse, blant annet arrangementer i form av kurs og erfaringsdeling gjennom BISON (Bibliotekarer involvert i systematiske oversikter i Norge) på bibliotekutvikling.no. Vi tror at det likevel kan være av verdi og interesse for andre å kjenne til vår undersøkelse.
Temaene omfattet hvilke tjenester som utføres, hva som blir gitt av kurs og veiledning, organisering, ressurser, bibliotekarenes kompetanse, gevinster og utfordringer.
Totalt kom det inn 25 svar fra 22 ulike institusjoner på undersøkelsen. Alle typer institusjoner var representert, blant annet de store og tradisjonsrike universitetene, de nye universitetene, smale, spesialiserte høgskoler, offentlige høgskoler med bredere portefølje samt private høgskoler. Respondentene rapporterer om ulik organisatorisk plassering av biblioteket i institusjonen. Flere av bibliotekene er plassert under prorektor for FoU, noen i faglig og noen i administrativ linje. To av bibliotekene er plassert under prorektor for utdanning/studier, henholdsvis med administrativ og faglig linjetilknytning.
En del av kjernevirksomheten
Alle som svarte tilbyr opplæring slik at forsk erne selv skal kunne utføre litteratursøk. En klar majoritet, 96 %, tilbyr i tillegg veiledning en-til-en, og kurs på forespørsel (76 %). Om lag halvparten tilbyr også workshops og/eller faste kurs.
Videre tilbyr alle unntatt tre av respondentene mer enn bare hjelp til selvhjelp, og dette gjøres på en rekke ulike måter. Mest vanlig er det å gjennomføre enklere søk der målet er å finne et utvalg av publikasjoner (88%). Mange tilbyr også import av referanser til EndNote (muligvis med dublettkontroll) og innhenting av fulltekstartikler (begge 68 %). Gjennomføring av systematiske litteratursøk til større prosjekter, som for eksempel systematiske oversikter, utføres av 64 % av respondentene. Dokumentasjon og/eller tekst om litteratursøket leveres av drøyt halvparten av institusjonene (56 %).
Drøyt en tredjedel (36 %) gir veiledning i screeningprogramvare og protokollskriving. Fem bibliotek svarer at de bidrar med screening av referanser, som innebærer en vurdering av relevans for prosjektet.
Undersøkelsen viser altså tydelig at veiledning og opplæring i litteratursøk samt gjennomføring av enklere litteratursøk er en del av kjernevirksomheten i bibliotekene. Det er også vanlig å tilby hjelp til praktisk bruk av verktøy i tilknytning til bearbeiding av resultatene fra litteratursøk, for eksempel EndNote.
«Undersøkelsen viser altså tydelig at veiledning og opplæring i litteratursøk samt gjennomføring av enklere litteratursøk er en del av kjernevirksomheten i bibliotekene.»
Organisert og uorganisert
Det er svært vanlig å tilby og utføre oppgaver knyttet til litteratursøk, og ikke bare gi kurs og veiledning. Vi var interesserte i hvordan bibliotekene har organisert dette arbeidet. Er det enkeltbibliotekarer, for eksempel kontaktbibliotekarer eller fagansvarlige, som gjør dette for «sine» brukere, eller er arbeidet samlet og utført av bibliotekansatte som har spesialisert seg? For å få svar spurte vi ganske enkelt om litteratursøk er et organisert tilbud. Nærmere halvparten (48 %) sier at litteratursøk ikke er et organisert tilbud, mens noe færre (40%) sier at litteratursøk er et organisert tilbud hos dem. 12 % sier at dette ikke er relevant, uten at dette er nærmere utdypet.
Det er relativt vanlig å organisere arbeidet med litteratursøk i et team eller en ekspertgruppe. Flere sier også at denne gruppen er helt eller delvis overlappende med en gruppe som arbeider med undervisning og veiledning. Ingen rapporterer om ansatte som har litteratursøk som sin eneste arbeidsoppgave. Vi antar at noen av respondentene også regner en-til-en veiledninger som leveranser, altså når oppdragsgiveren og bibliotekaren søker i fellesskap. Flere rapporterer at de arbeider flere sammen og/eller fagfellevurderer/kvalitetssikrer søk for hverandre.
De fleste av de organiserte tjenestene var relativt nystartede høsten 2020. Noen få hadde holdt på noen år. Etterspørsel fra forskerne var den primære bakgrunnen for opprettelsen av de organiserte tjenestene, men også initiativ fra ledelsen og behov bibliotekene selv hadde identifisert, hadde betydning. En annen drivkraft, som flere nevner, var bibliotekarenes behov for kompetanse og ønske om å spesialisere seg og ha mer fokuserte arbeidsoppgaver.
Markedsføring og anerkjennelse
En tredjedel av våre respondenter sier at de ikke markedsfører tilbudet om å få utført litteratursøk. Det antydes at det er fordi det ikke finnes ressurser til å påta seg mer arbeid enn det som kommer av seg selv. Nettsider/intranett er vanligste markedsføringskanal, fulgt av e-poster til enkeltpersoner, og arrangementer. Ifølge vår undersøkelse er det ingen som bruker nyhetsbrev, oppslag, trykt materiell eller sosiale medier til å gjøre dette tilbudet kjent.
Det gjennomføres flest systematiske litteratursøk innenfor helsevitenskap og ulike samfunnsvitenskaper, som sosialfag og pedagogikk. Det er ikke spesielt vanlig å utføre søk for forskere innen naturvitenskap og kriminologi/juss. Noe overraskende sier nærmere halvparten at de utfører systematiske søk innenfor humaniora. Det rapporteres også om søk innenfor tverrfaglige felt og teknologi/IT i tillegg til kunst, musikk, idrett og logistikk.
Det er relativt vanlig å be om en eller annen form for kreditering. Medforfatterskap og takk i «acknowledgements» er det vanligste, men det er ikke nødvendigvis graden av involvering eller omfanget på bidraget som styrer type kreditering. Noen spesifiserer at de ikke ber om kreditering, men at de likevel får det, både i form av takk eller som medforfatterskap. Noen har også takket nei til medforfatterskap. En betydelig andel (40 %) sier at de ikke oppfatter spørsmålet som relevant.
På spørsmål om betaling for tjenesten svarer ingen at de tar betalt i dag. Som begrunnelse vises det til gratisprinsippet, og at litteratursøk anses som en del av bibliotekets kjernetilbud. Større søk bidrar også til kompetanseheving blant bibliotekarene. Samtidig nevner flere respondenter at tjenesten er omfattende og at betaling derfor har blitt diskutert.
Utfordringer og gevinster
Svarene på spørsmålet om utfordringer kan grupperes i to. For det første er dette ressurskrevende arbeid, og det kan være vanskelig å sette av nok tid og ressurser til å kunne dekke etterspørselen. For det andre er kompetanse et utfordrende felt, både for bibliotekarene og oppdragsgiverne. Det å utføre arbeidet krever spesialkompetanse både innenfor søkemetode og søkeverktøy, i tillegg til tid nok til å henge med i den teknologiske utviklingen og sette seg tilstrekkelig inn i de faglige spørsmålene hvert enkelt oppdrag byr på. Metodekunnskap knyttet til litteraturstudier er også krevende. Oppdragsgiver mangler ofte kjennskap til både søk, søkeverktøy og metoder og dette gir utfordringer knyttet til forventinger og samarbeid.
Disse utfordringene oppveies på mange måter av gevinstene respondentene opplever etter at de har etablert tjenester for litteratursøk. Gjennom bidrag til litteratursøk opplever biblioteket flere synergieffekter, som å få økt kompetanse i bibliotekene og faglig og karrieremessig utvikling. Arbeidet gir bedre innsyn i forskningsaktiviteten og bedre kontakt med fagmiljøene ved institusjonen. Bibliotekarenes profesjonelle bidrag til ulike prosjekter fører til økt forståelse for og bevissthet om viktigheten av god kunnskapsinnhenting og gode søk hos forskerne.
«Oppdragsgiver mangler ofte kjennskap til både søk, søkeverktøy og metoder og dette gir utfordringer knyttet til forventinger og samarbeid.»
Spørsmål til videre diskusjon
Undersøkelsen vår har gitt noen svar, men flere spørsmål har dukket opp og vært grunnlag for interessante diskusjoner.
Kan bibliotekarenes økte kompetanse og større forståelse for forskningen bidra til at de identifiserer nye områder hvor de kan bidra til prosessen? Vår undersøkelse kan tyde på en slik «ringer i vann»-effekt. Kan samarbeid om litteratursøkeprosesser tydeliggjøre for forskerne hvilken kompetanse bibliotekarene har, og føre til at de ønsker å bruke flere tjenester fra bibliotekene? Øker bruken av øvrige tjenester der en litteratursøketjeneste er etablert? Spørsmålene antyder at en litteratursøketjeneste kan fungere som en nøkkel til utvikling både for bibliotekene og for forskerne ved institusjonene. Nye undersøkeleser må til for å finne ut hvordan bibliotekene kan utnytte denne muligheten.
På hvilken måte påvirkes bibliotekets arbeid av hvor vidt det er organisert i administrativ eller faglig linje, og under forskning eller utdanning? Man kan kanskje tenke seg at en organisatorisk tilknytning til prorektor for forskning vil føre til økt vektlegging av de forskningsrelaterte tjenestene bibliotekene kan levere, deriblant litteratursøk. Stemmer det? Organisatorisk plassering av bibliotekene reiser interessante spørsmål for videre undesøkelser.
Hvem tar regningen?
Ingen av bibliotekene som deltok i undersøkelsen tar betalt for tjenester knyttet til litteratursøk. Hos oss på OsloMet anses leveranse av omfattende litteratursøk (standardisert leveransedokument med tekst og utvikling av søket og søkehistorikker samt dublettsjekket EndNote-bibliotek), som en tjeneste som går utover det ordinære tjenestetilbudet fra biblioteket. Siden tjenesten er relativt ressurskrevende, tar biblioteket betalt bl.a. for delvis å finansiere en stilling øremerket dette formålet. Vil det være hensiktsmessig over tid å ta betalt for interne tjenester på et universitet? For å utdype dette noe: Eksternt finansierte forskningsprosjekter kan ha økonomi til å betale for å få utført litteratursøk, men hva da med den forskningen som gjøres uten slik finansering?
Et tema her er forholdet mellom oppdragsforskning og annen forskningsaktivitet. Vil betaling for søketjenester bidra til å favorisere og øke kvaliteten kun på oppdragsforskning? Hvis så, er det ikke også viktig for biblioteket å tilby disse tjenestene til forskning som ikke er initiert av myndigheter og store institusjoner som Forskningsrådet og EU?
På den annen side: Kan det at det kreves betaling for søkeoppdrag være med på å øke status på det arbeidet som legges ned i et søk? Vil betaling bidra til at forskningsmiljøene i større grad innlemmer litteratursøket som et viktig element i forskningsprosjektene, og inkluderer tiden og ressursene dette krever i prosjektplanen? Og kan betaling bidra til at færre gjennomførte litteratursøk «havner i skuffen» og senere krever oppdatering?
Undersøkelsen vår synliggjør behov og muligheter for å utforske flere problemstillinger videre. Dette ønsker vi følge opp i egen institusjon, og ikke minst gjennom samarbeidsprosjekter med andre bibliotek.