Lokale småkjøp eller big business

Hva er poenget med anbud og totalavtaler, hvor man knytter seg til en
hovedleverandør? Og hvorfor velger noen å "shoppe" litt her og der, lokalt,
nasjonalt eller i utlandet?

Av Odd Letnes, redaktør

Hva er poenget med anbud og totalavtaler, hvor man knytter seg til en
hovedleverandør? Og hvorfor velger noen å "shoppe" litt her og der, lokalt,
nasjonalt eller i utlandet?

Av Odd Letnes, redaktør

Vestfold har erfaringer med begge
ordningene, enkeltkjøp og anbud. På 90-tallet hadde bibliotekene avtaler med en
rekke lokale bokhandlere, men de siste årene har fylkets biblioteker lagt ut et
samlet anbud og endt med Biblioteksentralen som hovedleverandør av norske
bøker.

     –
For oss har dette vært en god utvikling, forteller biblioteksjef Hans Gjerløw (bildet) i
Sandefjord. – Ved å samle alt hos en leverandør har hverdagen blitt enklere i
form av færre fakturaer og tilleggsservice som plasting og gode katalogdata.

      Han
forteller at det ikke først og fremst er økonomien som har vært avgjørende for
valget av Biblioteksentralen som leverandør.

      –
Ved å samle alt på et sted har vi spart oss for mye rutinearbeid og fått
frigjort tid. Vi har også fått en god gjennomsynsordning hvor nye bøker kommer
med et transportfirma hver uke. Vi plukker ut det vi vil ha umiddelbart og
returnerer resten.

      – Dere føler dere ikke forpliktet til å
støtter bokhandlere i nærmiljøet?

      –
Som biblioteksjef er jeg opptatt av å få best mulig bibliotektjenester ut av de
kronene vi får bevilget fra kommunen. Det kan ikke være bibliotekets oppgave og
drive næringspolitikk.

      – Er det noen ideell størrelse for en
kommune for å gå på anbud?

      –
Kommunen bør ha en viss størrelse. Små kommuner kan derfor med fordel slå seg
sammen, slik vi har gjort her i Vestfold. Jeg vil vel tro at jo større man er,
jo bedre muligheter har man til å få en god avtale.

      – Hvordan opplever du selve anbudsprosessen?

      –
Den kan nok være både kronglete og byråkratisk. Men vi samarbeider med
kommunens innkjøpsavdeling. Vi spiller inn bibliotekfaglige kriterier, så tar
kommunens økonomer og jurister seg av det formelle. Det er viktig at du som biblioteksjef
vet hva du vil ha. I verste fall kan du lande på en avtale som ikke innfrir
forventningene, og det kan bli kostbart for kommunen.

Bergen håndterer det selv. Beveger vi oss over Langfjella til
Norges nest største folkebibliotek, Bergen Offentlige Bibliotek, er bildet et
annet. Her har ikke biblioteket lagt medieinnkjøpet ut på anbud. Det gir
biblioteket en større fleksibilitet, mener biblioteksjef Trine Kolderup Flaten (bildet).

      Hun
mener at med gjeldende rabattordninger, spiller ikke den økonomiske gevinsten
så stor rolle for hvor man kjøper bøker:

      –
Rabattene er uansett regulert gjennom bransjeavtalen. Om man handler med en
lokal bokhandler eller Biblioteksentralen, vil ingen av dem kunne gå under
rabattgrensene. Mange innkjøpsavdelinger i kommunene har tatt fatt i
lærebokkjøp til skolene, og tror nok at de har et annet forhandlingsgrunnlag
enn det som foreligger. Med dette i bunnen, blir derfor tilleggsytelser viktig.
Dessuten bestemmes innkjøpene i stor grad av hva vi ønsker å presentere i
biblioteket.

      – Hva mener du med det?

      –
Vi har bøker på 50 språk. Vi kjøper en god del som ikke er vanlig
"hyllevare" i bokhandelen, og vi kjøper direkte fra utlandet. Mer enn
en sjettedel av mediebudsjettet går til aviser og tidsskrifter, innbinding og
katalogdata. Det kjøpes inn mye musikk og noter, og lokallitteratur. Alt dette
gjør at vi er nødt til å forholde oss til en rekke forhandlere.

      – Hva slags tilleggsytelser legger dere vekt
på?

      –
Vi har en avtale om gjennomsyn med en stor bokhandel her i Bergen. Når
bokhandelen får nye bøker, fyller de en pose eller eske og kommer direkte til
oss, slik at vi kan ta en rask avgjørelse. De bøkene vi vil kjøpe, beholder vi,
de andre kommer bokhandelen og henter. Denne servicen er det vanskelig å gi for
en leverandør 50 mil unna. Det ville blitt et tidkrevende og kostbart
gjennomsyn for oss, med pakking, transport, retur og så videre. Hadde
Biblioteksentralen hatt en egen effektiv transportordning, ville de stilt meget
sterkt i konkurransen, sier Trine Kolderup Flaten og legger til at bokhandlene
de har avtaler med selvsagt også plaster, slik at biblioteket slipper å bruke
tid på det.

Fornøyde i nord. Vi flytter oss til Tromsø bibliotek, som tidligere
i år ble kåret til Norges beste bibliotek. Der kan bibliotekfaglig leder Stine
Fjeldsøe (bildet) ved Tromsø Bibliotek og byarkiv fortelle at de har hatt anbudsrunde,
som endte opp med avtale med Biblioteksentralen.

      Kjøp
av bøker skiller seg ikke fra andre offentlige innkjøp hvor en i dag bruker
anbud for å sikre at kommunen får en best mulig vare til en billigst mulig
pris, mener Fjeldsøe.

      –
Vi overskrider også terskelverdier i "Lov om offentlige anskaffelser"
som utløser krav om anbud. Men vårt viktigste argument er at anbud bidrar til å
sikre våre brukere mest mulig av de bøker de ønsker raskest mulig. Da vår
første avtale ble inngått i 2006, samarbeidet vi med skoleverket i kommunen og selvfølgelig
vår innkjøpskontor om anbudsrunden. I kravspesifikasjonen hadde vi lagt inn
særskilte krav for bibliotekbøkene, både om leveringstid, gjennomsyn og
plasting. Det var en forutsetning den gangen, og er det fortsatt, at det ikke
er innkjøpsavtalen som skal bestemme hvilke bøker vi skal kjøpe. Kan ikke
avtaleleverandøren skaffe boka innen rimelig tid, er det fritt opp til oss å
kjøpe den av andre.

      Biblioteket
har spart mye penger på innkjøpsavtalen, slår Fjeldsøe fast, og det har gitt
flere bøker og andre medier i hyllene. Avtalen med dagens leverandør går ut til
våren, og da blir det anbudsrunde.

      –
Det vil ikke være noe alternativ å handle uten avtale, men vi er spente på om
det kan komme andreleverandører med et bedre tilbud enn sist. Vi har blitt veldig
bevisste på at en ikke kan vurdere et innkjøp bare ut fra pris på varen. Du må
vurdere hele kostnaden med anskaffelsen. Ferdiggjøring er en slik kostnad som
er viktig å vurdere. Å plaste selv blir fort dyrt. Det koster både arbeidstid
og materialkostnader. Dessuten er vi også avhengige å ha en grei og funksjonell
tilgang på katalogdata uavhengig av leverandør.

      Til
våren ser Fjeldsøe store muligheter i å samarbeide med både fylkeskommunen og
nabokommuner om et anbud.

      –
Større volum kan gi bedre avtale. For oss har det også vært viktig å ha et godt
og funksjonelt samarbeid med kommunens innkjøpskontor. De har fagkompetansen på
innkjøp, mens vi kan bibliotek og kjenner våre behov. Vi må derfor være med i
hele anbudsprosessen for å være sikker på at vi får en best mulig avtale. Det
er viktig å legge vekt på arbeidet med kravspesifikasjonen. Mye av
forutsetningen for en god avtale legges her, sier Fjeldsøe.

Formidling på nettet. Den vanlige måten å lyse ut offentlige anbud
på, er å legge dem inn i den nettbaserte formidlingstjenesten, Doffin (Database
for offentlige innkjøp), som er et tjenestetilbud i regi av Fornyings- og
administrasjonsdepartementet. Den som ønsker å legge inn et tilbud, går inn her
og ser etter noe av interesse.

     Salgs-
og markedsdirektør Trine O. Schøning (bildet) ved Biblioteksentralen AL er en av dem som
går regelmessig inn på Doffin, og Biblioteksentralen er hvert år med i flere
anbudsrunder.

      Erfaringen
hennes sier at det kan være mye å hente på en skikkelig anbudsrunde. Hun
sammenlikner en god avtale mellom bibliotekene og deres leverandør med det å
være totalkunde for eksempel i en bank.

      –
Er man totalkunde får man ofte gunstige betingelser og bedre løsninger. Slik er
det også hos oss. I motsetning til for eksempel mindre bokhandlere, har vi
biblioteksektoren som eneste kunde. Det gjør at vi ser rutinene og oppgavene og
kan tilby løsninger som ikke bare er kostnadsbesparende, men som også frigir
tid i bibliotekene, sier Schøning.

      –
Noen vil si at det er riktig av bibliotekene å støtte for eksempel lokale
bokhandlere?

      –
Ja, men er det nå det? Er ikke bibliotekenes oppgave først og fremst å tilby
brukerne best mulige bibliotektjenester, spør Schøning.